Worin unterscheiden sich elektronische Akte und geteilte Akte?

Im üblichen Sprachgebrauch ist die erste die Akte, die ein Patient innerhalb einer einzigen Einrichtung hat, die zweite ist dafür gebaut, zwischen Einrichtungen ausgetauscht zu werden. Der praktische Unterschied für eine Klinik liegt in der standardisierten Ausgabe: Eine Akte, die wandern soll, muss in der nächsten Einrichtung lesbar bleiben. Wenn ein Hersteller beide Begriffe gleichbedeutend verwendet, beurteilen Sie den Export und nicht das Vokabular.

Reicht es, unsere Papierakten zu scannen?

Nein. Das Scannen erzeugt ein Archiv, keine elektronische Akte: In einem Bild lässt sich nicht suchen, daraus lässt sich nichts auswerten, und eine Verordnung lässt sich daran nicht prüfen. Scans taugen als Anhang, ersetzen aber nicht die strukturierte Erfassung von Allergien, Medikation und Diagnosen.

Wo sollen Patientendaten aufbewahrt werden?

Stellen Sie die Frage jedem Hersteller und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Drei Antworten sind üblich — ein Server in der Klinik, ein Rechenzentrum in einem benannten Rechtsraum oder ein Cloud-Dienst — und alle drei können je nach den für Sie geltenden Regeln richtig sein. Nicht richtig ist ein Hersteller, der Ihnen nicht sagen kann, welche davon auf Sie zutrifft.

Was wird aus den Akten, wenn wir die Software wechseln?

Das hängt davon ab, was das heutige System exportieren kann. Eine strukturierte Ausgabe wie FHIR oder ein vollständiger Satz CSV-Dateien lässt sich anderswo wieder einlesen; ein Ordner voller PDF-Dateien lässt sich nicht wirklich einlesen und wird zu einem Archiv, das man aus Pflicht aufbewahrt und nicht mehr liest. Regeln Sie diese Klausel vor der Unterschrift, nicht beim Abschied.

Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?

Die Fristen ergeben sich aus den Regeln des Landes und des Berufsstands, in dem Sie tätig sind, und sie unterscheiden sich für Erwachsene, für Kinder und für Bildgebung. Ihr System sollte die Aufbewahrung als Einstellung behandeln und nicht als Handarbeit, und es muss eine vollständige, datierte Kopie der Akte eines Patienten erzeugen können, wenn sie offiziell verlangt wird.

Was eine elektronische Patientenakte wirklich ist — und was Ihre Klinik braucht

Die Papierakte zu scannen ergibt keine elektronische Akte, sondern eine Fotografie von Papier. Der Unterschied liegt in der Struktur der Daten, und genau sie entscheidet darüber, was in drei Jahren wieder aus dem System herauskommt.

IPNET Technologies Sàrl21. September 20265 Min. Lesezeit

Viele Praxen glauben, eine elektronische Akte zu führen, weil das Papier eingescannt und in einem Ordner abgelegt wurde. Das ist ein digitales Archiv, keine elektronische Patientenakte. Der ganze Unterschied hängt an einer Frage: Kann das System in dem suchen, filtern und rechnen, was es enthält?

Wenn die Antwort auf „Welche Patienten sind Diabetiker und hatten seit sechs Monaten kein HbA1c?“ bedeutet, Akten einzeln zu öffnen, dann sind die Daten nicht strukturiert — gleich in welchem Format sie gespeichert liegen.

Drei Dinge, die ständig verwechselt werden

	Gescanntes Archiv	Elektronische Akte	Interoperable Akte
Volltextsuche	Eingeschränkt	Ja	Ja
Auswertung über den Patientenstamm	Nein	Ja	Ja
Warnungen zu Allergien und Wechselwirkungen	Nein	Ja	Ja
Umzug in ein anderes System	Rohe Dateien	Ein herstellereigener Export	Ein Standard (FHIR)
Lesbar für die nächste Klinik	Von Menschen, langsam	Manchmal	Von Bauart her

Die dritte Spalte ist kein Luxus. Sie ist der Unterschied zwischen dem Besitz der Akten Ihrer Patienten und einem bloßen Zugriff darauf.

Was in eine vollständige Akte gehört

Die Stammdaten mit einer eindeutigen Kennung — nicht Vor- und Nachname, die sich irgendwann zwei Patienten teilen.
Eine Liste der Allergien und Unverträglichkeiten, die beim Verordnen automatisch geprüft wird, und nicht eine, an die man sich erinnern muss.
Die Konsultationshistorie mit kodierten Diagnosen (ICD) statt Freitext: Was sich nicht zählen lässt, wird zu einer Frage, die man nicht mehr stellt.
Laufende und abgesetzte Medikation, mit Daten und dem Grund des Absetzens.
Vitalparameter als Zeitreihe, damit sich ein Verlauf zeichnen und nicht erraten lässt.
Laborwerte als Zahlen, mit Einheit und Referenzbereich — nicht als Bild des Laborberichts.
Bildgebung, idealerweise als DICOM statt als Bildschirmfoto.
Strukturierte Notizen nach Art von SOAP, damit die Teile eines Befunds unterscheidbar bleiben.
Einwilligungen und Anhänge, datiert und einer Person zuzuordnen.

Warum Struktur zu Geld wird

Strukturierte Daten tun drei Dinge, die ein gescanntes Archiv nie tun wird, und jedes davon trägt eine Zahl.

Sie warnen. Die Prüfung auf Wechselwirkungen und Allergien greift nur, wenn Medikations- und Allergieliste maschinenlesbar sind. Ein verhinderter Verordnungsfehler bezahlt ein Jahresabonnement.
Sie zählen. Patienten mit überfälliger Kontrolle, Umsatz je Leistung, Nichterscheinen je Wochentag, die Sprechstunde, die am häufigsten überzieht. Nichts davon lässt sich aus Bildern lesen.
Sie ziehen um. An dem Tag, an dem Sie das System wechseln — und der Tag kommt —, lassen sich strukturierte Daten übertragen; der Rest wird neu erfasst oder aufgegeben.

Der dritte Punkt gehört in den Vertrag, und er ist das erste Kriterium in unserem Leitfaden zur Auswahl einer Praxissoftware. Wenn ein System Ihnen Ihre Daten nicht in einer anderswo verständlichen Form zurückgeben kann, besitzen Sie Ihre Akten nicht: Sie mieten sie.

FHIR, und warum man danach beim Namen fragt

FHIR ist der HL7-Standard für den Austausch von Gesundheitsdaten. Sein Nutzen ist praktisch, nicht theoretisch: Wenn ein System einen FHIR-Export erzeugen kann, haben Ihre Akten eine Form, die andere bereits verstehen. Ohne ihn bedeutet „Sie können Ihre Daten exportieren“ eine Datei, die nur dieser eine Hersteller wieder lesen kann.

Stellen Sie die Frage in genau diesen Worten — kann ich die vollständige Akte eines Patienten als FHIR exportieren? — und lassen Sie es sich während der Testphase an einer echten Akte vorführen. Ein Ja, das nicht vorgeführt wird, ist eine Zeile auf der Roadmap.

Von Papier zu Struktur, ohne die Klinik anzuhalten

Die Umstellung, die scheitert, will die Vergangenheit digitalisieren, bevor sie sich um die Gegenwart kümmert. Drehen Sie die Reihenfolge um.

Fangen Sie bei heute an, nicht beim Archiv. Jeder neue Patient und jede neue Konsultation geht direkt in das System.
Holen Sie die Vorgeschichte eines Patienten beim ersten Wiederkommen nach — nicht alle auf einmal.
Erfassen Sie bei jedem wiederkommenden Patienten das Minimum, das die Akte sicher macht: Allergien, laufende Medikation, chronische Erkrankungen.
Bewahren Sie den Scan der Papierakte als Anhang auf, ohne ihn für die Akte zu halten. Er ist ein Beleg, keine Daten.
Ziehen Sie nach drei Monaten einen Bericht. Kommt er leer zurück, landen die Daten in Freitextfeldern: Das ist ein Schulungsproblem, kein Softwareproblem.

Eine Akte ist nur so strukturiert, wie es die zehn vollsten Minuten des Tages zulassen. Wenn das saubere Erfassen länger dauert, als einen Satz zu schreiben, überlebt es kein volles Wartezimmer.

Das ist die eigentliche Entwurfsbedingung und ein gutes Beurteilungskriterium: Die strukturierte Erfassung muss der schnelle Weg sein, nicht der tugendhafte. Eine Konsultation zu diktieren und eine Notiz zurückzubekommen, die bereits in Abschnitte gegliedert, mit kodierter Diagnose versehen und um eine aktuelle Medikationsliste ergänzt ist, ist die einzige Fassung, die einen Tag mit hohem Andrang übersteht.

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich elektronische Akte und geteilte Akte?: Im üblichen Sprachgebrauch ist die erste die Akte, die ein Patient innerhalb einer einzigen Einrichtung hat, die zweite ist dafür gebaut, zwischen Einrichtungen ausgetauscht zu werden. Der praktische Unterschied für eine Klinik liegt in der standardisierten Ausgabe: Eine Akte, die wandern soll, muss in der nächsten Einrichtung lesbar bleiben. Wenn ein Hersteller beide Begriffe gleichbedeutend verwendet, beurteilen Sie den Export und nicht das Vokabular.
Reicht es, unsere Papierakten zu scannen?: Nein. Das Scannen erzeugt ein Archiv, keine elektronische Akte: In einem Bild lässt sich nicht suchen, daraus lässt sich nichts auswerten, und eine Verordnung lässt sich daran nicht prüfen. Scans taugen als Anhang, ersetzen aber nicht die strukturierte Erfassung von Allergien, Medikation und Diagnosen.
Wo sollen Patientendaten aufbewahrt werden?: Stellen Sie die Frage jedem Hersteller und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Drei Antworten sind üblich — ein Server in der Klinik, ein Rechenzentrum in einem benannten Rechtsraum oder ein Cloud-Dienst — und alle drei können je nach den für Sie geltenden Regeln richtig sein. Nicht richtig ist ein Hersteller, der Ihnen nicht sagen kann, welche davon auf Sie zutrifft.
Was wird aus den Akten, wenn wir die Software wechseln?: Das hängt davon ab, was das heutige System exportieren kann. Eine strukturierte Ausgabe wie FHIR oder ein vollständiger Satz CSV-Dateien lässt sich anderswo wieder einlesen; ein Ordner voller PDF-Dateien lässt sich nicht wirklich einlesen und wird zu einem Archiv, das man aus Pflicht aufbewahrt und nicht mehr liest. Regeln Sie diese Klausel vor der Unterschrift, nicht beim Abschied.
Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?: Die Fristen ergeben sich aus den Regeln des Landes und des Berufsstands, in dem Sie tätig sind, und sie unterscheiden sich für Erwachsene, für Kinder und für Bildgebung. Ihr System sollte die Aufbewahrung als Einstellung behandeln und nicht als Handarbeit, und es muss eine vollständige, datierte Kopie der Akte eines Patienten erzeugen können, wenn sie offiziell verlangt wird.